Составление докладной записки на предприятии носит субъективный характер для того, чтобы обезопасить себя в дальнейшем.
Докладная записка составляется (если принято решение довести эту информацию до руководства в письменном виде) в свободной форме на основании документа, зафиксировавшего определенное действие.
В докладной записке необходимо отразить следующую информацию:
В начале докладной (в правом верхнем углу) необходимо указать, на чье имя пишется документ (название должности, сокращенное наименование организации и ФИО в дательном падеже) и информация о работнике, доводящего данную информацию (должность и ФИО в родительном падеже)
Наименование документа (докладная записка) пишется по центру, можно указать дату и номер при условии, что есть книга регистрации такой документации. А также по центру отражается краткая информация о чем пойдет речь в записке.
Следующим шагом идет описание случая, которое пишется в форме повествования Докладная записка обычно начинается со фразы: «Довожу до вашего сведения…», где подробно описывается ситуация: дата, должность работника, его ФИО и период отсутствия.
Также в основной части отражается информация о том, осуществлялись ли попытки связаться с работником и результат связи. Имеется ли объяснительная по факту нарушения трудовой дисциплины.
Также отражается предложение по тем мерам, которые могут быть предприняты в отношении применительно к этому сотруднику.
Отметка о наличии сопроводительных документов (акт и объяснительная)
В конце документа ставится подпись с расшифровкой
Собранная документация (например, акт, объяснительная и докладная записка) передается на рассмотрение вышестоящему руководству, которое принимает окончательное решение.
